ما کاملاً در عصر اطلاعات هستیم، به این معنی که می‌توانیم 25 مترادف برای یک کلمه در عرض چند ثانیه داشته باشیم و با یک ضربه صفحه نمایش لمسی، اطلاعات زیادی در مورد هر چیز دیگری که بتوانیم به آن فکر کنیم به دست آوریم. اما در کنار دسترسی به همه آن، چالش سازماندهی، زیباسازی و ارائه آن نیز وجود دارد. یک ایمیل بازاریابی جدید برای کسب و کار کوچک خود بنویسید، اسلایدهایی برای ارائه به دانش آموزان فارغ التحصیل خود تهیه کنید، و یک تاپیک نمادین توییتر تهیه کنید؟ شما اقیانوسی از اطلاعات دارید که باید آنها را سازماندهی کنید.
در اینجا آمده است که چگونه تیم حمایت از مشتری بافر اطلاعات زیادی را دریافت می کند و آنها را در یک مکان سازماندهی می کند که هر کسی در تیم بتواند به آن دسترسی داشته باشد.
مشکل: اسناد روی اسناد روی اسناد
من بخشی از تیمی هستم که مرکز راهنمایی را در اینجا در Buffer اجرا می‌کند، یعنی برگه‌های مرورگر من همیشه با اسناد روی اسناد روی اسناد تکمیل می‌شوند. فقط یک ویژگی محصول جدید در افق، یا حتی یک تغییر کوچک در یک ویژگی موجود، به این معنی است که بسیاری از تیم‌ها روی بخش‌های خود از راه‌اندازی کار می‌کنند، از مهندسی گرفته تا بازاریابی و ما اینجا در پشتیبانی مشتری. و ما هرگز فقط روی آن کار نمی کنیم یکی ویژگی جدید یا تغییر کوچک! تا روز راه‌اندازی، همه ما از طریق کانال‌های Slack، تخته‌های Trello، حساب‌های آزمایشی، جلسات زوم، Google Sheets و بسیاری از اسناد Dropbox Paper، چیزهای جدید و براق احتمالی را دنبال می‌کنیم.
آیا تا به حال یک آتشدان از اطلاعات برداشته اید و آن را فقط به چند قطره تقطیر کرده اید؟ این چالش من بود
راه حل: ایجاد ظرف
ما تمرینی را در تیم خود شروع کرده ایم که آن را “ایجاد کشتی” می نامیم. خیلی خیال انگیزتر از آنچه هست به نظر می رسد. کشتی …درام رول… فقط یک سند دیگر! میدونم من فقط در مورد خستگی سند صحبت میکردم. اما این آخرین مورد است! ستاره شمالی! سنگ روزتا! این VESSEL است، و چه در حال نوشتن یک پست وبلاگ، یک اسکریپت پادکست، یک یادداشت شرکت یا یک مقاله مرکز راهنمایی مانند من باشید، این یک روش ساده برای شروع است.
رگ فقط یک برگه تقلب است که ما از آن برای شکستن یک ویژگی جدید به استخوان های لخت استفاده می کنیم. هنگامی که ما آماده انتشار یک عملکرد جدید می شویم، همه آن را آزمایش می کنیم، یاد می گیریم که چگونه کار می کند، و سناریوهای فرضی “اگر کاربر این کار را انجام دهد، ممکن است این اتفاق بیفتد.” اگر از اینجا به سمت آن حرکت کنند چه؟ اگر، اگر چه، اگر چه؟» به راحتی می توان با احتمالاتی که چه چیزی را کنار گذاشت ممکن اتفاق می افتد، بنابراین ما از رگ برای تشریح چه چیزی استفاده می کنیم اراده به وقوع پیوستن. این یک راهنمای ساده است که هم یک کاربر جدید یا هم کاربر قدیمی Buffer می تواند از آن برای درک اصول اولیه نحوه عملکرد چیز جدید استفاده کند.
وقتی شروع به نوشتن، قالب‌بندی و چیدمان اطلاعات می‌کنیم، این فضای کاری و صفحه خراش برای تیم ما است. اکنون که قطعات حیاتی را جمع آوری کرده ایم، زمان ایجاد یک ساختار است.
چگونه شروع می کنیم: اسکلت بندی مقاله
اکنون که من اطلاعات را تا حد امکان تجزیه کردم، وقت آن است که مقاله را اسکلت بندی کنیم. “اسکلت بندی” در واقع فقط ایجاد یک طرح کلی برای اطلاعات با اتصالات متعدد است. شاید یک ویژگی جدید ستون فقرات باشد و سایر قسمت های محصولی که آن را لمس می کند جمجمه و لگن باشد. ما می‌خواهیم ببینیم چگونه همه اطلاعات می‌توانند با تهیه نقشه‌ای از اطلاعات اولیه‌ای که یک کاربر برای راه‌اندازی و اجرا به آن نیاز دارد، با هم هماهنگ شوند.
برای شروع اسکلت خود، ابتدا سؤالات یا اطلاعاتی را که باید به آنها پاسخ دهید تا به اولین پیش نویس سند خود برسید، شناسایی کنید.
چند نکته که در هنگام ارائه لیست سوالات خودم به آن فکر کردم این بود:
- چه کسی این محتوا را می خواند یا گوش می دهد؟
- چه چیزی را می خواهم که آنها داشته باشند / چه چیزی را می خواهم به آنها منتقل کنم؟
- آنها برای رسیدن به آن غذای آماده به چه اطلاعاتی نیاز دارند؟
- چه سوالاتی ممکن است برای مخاطبان پیش بیاید و چگونه می توانم به آنها در قطعه خود بپردازم؟
- آیا دیدگاه دیگری وجود دارد که من در نظر نگرفته باشم؟
- آیا سطح دانش در مورد این موضوع را فرض می کنم؟
در مثال خاص من در مورد نوشتن مقاله مرکز راهنمایی، این اسکلتی است که پس از پرسیدن این سوالات از خودم به دست آوردم:
ببینید چقدر ساده نگهش داریم؟ فقط لخت ترین استخوان ها!
راهی برای کنترل چکه اطلاعات
ما اغلب به “مرکز کمک مغز” در تیم خود اشاره می کنیم – شرایط وجود اطلاعات جدید در ذهن ما که توضیح آن به روشی ساده دشوار است، و دائماً توسط فوران های “اوه، ما باید به این لینک در ارتباط باشیم. آن مقاله دیگر نیز.» پیگیری بسیار زیاد است، به خصوص که ما می خواهیم اطلاعات در دسترس و آسان باشد.
بنابراین، همانطور که نسخه جدیدی در حال ساخت است، همانطور که شما هنوز در حال جمع آوری داده ها هستید، مصاحبه ها هنوز در حال انجام هستند، یا [insert your specific circumstance here]، کشتی را می توان به عنوان یک توقفگاه در طول مسیر استفاده کرد که در آن می توانید هر چیزی را که در مغزتان انباشته شده است تخلیه کنید تا فضای بیشتری برای کشیدن بیشتر داشته باشید.
ساخت کشتی زمان بر است
رگ ما بسیار خالی شروع می شود، به زودی “استخوان” ایجاد می شود تا به اسکلت ما تبدیل شود، و به مرور زمان عبارت، تصاویر و قالب بندی را اصلاح می کنیم. از طریق همکاری، تحقیق و خلاقیت – و معمولاً درست در زمان راه‌اندازی ویژگی – کشتی ما به آرامی به مقاله مرکز راهنمایی عمومی تبدیل می‌شود که مشتریان ما از آن برای پرش به این ویژگی جدید با هیجان و اطمینان استفاده می‌کنند.
و تنها چیزی که لازم بود فقط یک سند دیگر بود، مکانی برای تجمع اطلاعات: کشتی.