آیا تا به حال به یک لحظه یا رویداد در زندگی خود نگاه کرده اید و متوجه شده اید که آن یک نقطه عطف تاثیرگذار بوده است؟ من اخیراً این تجربه را داشتم.
چند ماه پیش، تغییر نقش اصلی‌ام در بافر مرا بر آن داشت تا نحوه سازماندهی و برنامه‌ریزی روزم را دوباره ارزیابی کنم. نتایج؟ تاثیرگذار بوده اند
من دوست دارم کمی زمینه را به اشتراک بگذارم.
من یک مدافع مشتری هستم که در تیم پشتیبانی در Buffer کار می کنم. در بیشتر موارد، رویکرد من به کار همیشه کاملاً منفعلانه بوده است. من توانستم با مصرف اطلاعات و واکنش به سوالاتی که برایم مطرح می شد در نقشم موفق باشم. من اطلاعات زیادی را به بیرون منتقل نکردم.
بیشتر وقت من صرف کار مستقیم با مشتریان یا مشارکت در پروژه هایی می شود که بر تجربه مشتری تأثیر می گذارد. بیشتر جلسات من (ما آنها را “همگام سازی” می نامیم) با سایر اعضای تیم حمایت از مشتری بود.
سپس، در ژانویه 2022، من این فرصت هیجان انگیز را داشتم که به عنوان رابط بین تیم حمایت از مشتری و تیم های مهندسی، محصول و طراحی (EPD) ما وارد یک عملکرد جدید شوم. برخی از مسئولیت‌های من شامل اطمینان از اینکه تیم پشتیبانی ما در مورد ویژگی‌هایی که می‌سازیم کاملاً مطلع است، ارائه نظرات و دیدگاه‌های مشتریان به EPD و کمک به برنامه‌ریزی راه‌اندازی ویژگی‌های جدید است.
من همه کاره بودم، اما همچنین چیزهای زیادی در مورد نحوه عملکرد EPD، نحوه جریان راه اندازی بازاریابی و موارد دیگر داشتم. همه چیز به سرعت پیش می رود، و اطلاعات مرتبطی که من برای موثر بودن در این نقش به آن نیاز دارم، می تواند در هر یک از تعدادی از برنامه های ارتباطی ما ظاهر شود. هیچ راهی وجود ندارد که بتوانم همه این کارها را بدون سازماندهی بیشتر از قبل انجام دهم.
چاره ای نداشتم جز اینکه از نحوه کارم تکان بخورم. دیگر نمی‌توانستم در عدم اطمینان یا اضطراب کار کنم که ممکن است کار مهمی را که باید انجام می‌دادم فراموش کرده باشم. و، در حالی که من عاشق شروع تازه ای هستم که یک نوت بوک و خودکار جدید فراهم می کند، این تلاش بیشتر از خرید لوازم التحریر جدید به من نیاز داشت.
در طول چند ماه گذشته، متوجه شدم که ترکیبی از شش تغییر ذهنیت و عادت های جدید به من کمک کرده است تا به تعهداتم پایبند باشم و عدم اطمینان را کاهش دهم.
*سلب مسئولیت: در حالی که همه این عادات برای من خوب عمل کرده اند، ممکن است بخواهید آنها را تغییر دهید یا بر اساس ترجیحات و سبک کاری خود به طور کامل آنها را نادیده بگیرید.
1. من یک روتین صبحگاهی برای برنامه ریزی روز دارم.
کار از خانه می تواند به راحتی به این معنی باشد که بین تخت و لپ تاپ چیز زیادی اتفاق نمی افتد. این هیچ وقت برای من احساس خوبی نداشت، و حتی قبل از اینکه سگ بگیریم، خانه را برای پیاده روی برای خوردن قهوه یا برای دویدن یا ورزشگاه ترک می کردم. من باید احساس می کردم که دارم انجام می دهم چیزی قبل از رفتن به سر کار حالا دیگو را داریم، پیاده روی صبحگاهی او بخشی از یک روال است که واقعاً به من کمک می کند روزم را درست شروع کنم.
وقتی سر کار می نشینم، لیستی از وظایف خود را دارم که در آسانا (ابزاری که برای برنامه ریزی کارم از آن استفاده می کنم) در نمای تخته ای تنظیم کرده ام. ستون هایی که من با آنها کار می کنم هستند امروز، فردا، و بعد. این به من کمک می کند اولویت های امروز را در تمرکز نگه دارم.
سپس، من یک چک لیست از تمام مکان‌هایی که هر روز مرور می‌کنم دارم: ایمیل، Slack، Threads و یک سری اسناد داخلی نشانه‌گذاری شده تا چیزی را از دست ندهم.
تقویمم را بررسی می‌کنم و مطمئن می‌شوم که برای هر جلسه و همگام‌سازی آن روز آماده هستم. برای جلسات بزرگتر، مانند بررسی عملکرد، مطمئناً یک یادآوری از روزها یا حتی هفته ها قبل در آسانا خواهم داشت.
همه این تمرین ها به من ایده روشنی از اینکه امروز چگونه خواهد بود به من می دهد. زمانی که بدانم چه انتظاری دارم، آماده شیرجه رفتن هستم.
2. من از مدیریت اعلان برای اطلاع رسانی استفاده می کنم.
برای اینکه مطمئن شوم هیچ مکالمه مهمی را که باید از آنها مطلع باشم، از دست نمی‌دهم، اعلان‌هایی را تنظیم می‌کنم تا وقتی کسی در سند خاصی تغییر می‌کند، وقتی کسی در کانال‌های Slack خاصی نظر می‌دهد و به‌روزرسانی‌های جدید در آن به اشتراک گذاشته می‌شود، به من اطلاع می‌دهد. انجمن موضوعات کلیدی.
در حالی که بررسی تک تک برنامه‌ها برای اعلان‌هایشان جریان بسیار خوبی برای برخی از افراد است، اما دریافته‌ام که ارسال همه اعلان‌های برنامه به صندوق ورودی ایمیل من کامل‌ترین فرآیندی است که باید دنبال کنم زیرا همه چیز در یک مکان است. من با داشتن هدف روزانه برای پاک کردن صندوق ورودی خود، خود را مسئول این موضوع می دانم.
3. برای اولویت بندی وقت می گذارم.
اولویت بندی همیشه برای من به طور طبیعی پیش نیامده است. اغلب کارهایی با سطح فوریت مشابهی وجود دارد، و انتخاب و انتخاب آن‌هایی که به نظر مهم‌تر/فوری‌تر می‌آیند همیشه آسان نیست. ممکن است به خاطر انجام ندادن کاری که برنامه ریزی کرده اید یا به آن متعهد شده اید، احساس گناه داشته باشید، و این اصطکاک شناختی فقط به چالش می افزاید.
دریافته‌ام که بهترین راه برای احترام به اولویت‌بندی، در نظر گرفتن تأثیر انجام ندادن آن کار است. مهمه؟، مهم بود؟
اگر رعایت اولویت‌بندی واقعی به این معنی است که باید تعهد دیگری را به تعویق بیندازم، آموخته‌ام که بهترین راه پیش‌روی این است که در اسرع وقت با سایر ذینفعان ارتباط برقرار کنم، درخواست کمک یا تفویض اختیار کنم.
4. پروژه های بزرگتر را خراب می کنم.
برخی از پروژه ها، مانند راه اندازی یک ویژگی جدید، را می توان به وظایف فرعی و نقاط عطف تقسیم کرد. هنگام انجام این کار، معمولاً کاملاً مشخص است که کارها باید به چه ترتیبی انجام شوند، و من برای هر کار/میل استون یک تاریخ سررسید اضافه می کنم.
اگر افراد دیگری نیز در این امر دخیل باشند، زمان بندی را که در ذهن دارم با آنها روشن خواهم کرد. زیبایی این کار این است که اگر زمان غیرمنتظره‌ای در دسترس باشد، شاید اگر جلسه‌ای لغو شود، می‌دانم که می‌توانم با یک کار فرعی پیشرفت کنم، نه اینکه احساس کنم باید منتظر بمانم تا یک روز کامل وقت داشته باشم تا بتوانم آن را انجام دهم. آغاز شده.
5. من نظم بیشتری دارم.
نه گفتن، تفویض اختیار، یا درخواست زمان بیشتر اشکالی ندارد. «بله» گفتن به درخواست‌های کمک می‌تواند احساس خوبی داشته باشد، به خصوص اگر کاری باشد که فکر می‌کنم از آن لذت ببرم. من آموخته ام که متأسفانه، گاهی اوقات لذت درگیر شدن در یک چیز جدید می تواند با احساس وحشتناک یک کار ناتمام که به پایین فهرست رانده می شود، غلبه کند. من یاد گرفته ام که «نه» یا «اگر هفته آینده به آن برسم اشکالی ندارد؟» گاهی اوقات می تواند بهترین هدیه ای باشد که می توانم به طرف مقابل بدهم. من همچنین دوست دارم به این فکر کنم که چه کسی می تواند گزینه بهتری به عنوان صاحب این باشد. شاید بتوانیم با آنها در مورد پذیرش آن یا اشتراک گذاری کار چت کنیم.
کارهای سریع را در محل انجام دهید و کارهای بزرگتر را به لیست کارها اضافه کنید. برخی از کارهایی که ظاهر می شوند را می توان هرازگاهی انجام داد، حتی اگر اولویت بالایی نداشته باشند. اگر کاری 5-10 دقیقه طول بکشد، دوست دارم با آن مقابله کنم. با این حال، من دوست دارم هوشیار باشم و از قدرت تشخیص استفاده کنم! مهم است که اطمینان حاصل شود که بسیاری از کارهای کوچک، برنامه های بزرگتر روز را از مسیر خارج نمی کنند.
فهرست کارها را حذف کنید! دریافته‌ام که مهم است که فهرست کارهایم را دوباره مرور کنم – به خصوص اگر به نظر می‌رسد که همیشه در حال رشد است – و چیزهایی را از آن حذف کنم. این احساس عالی است! سوال “اگر این کار را نمی کردم چه اتفاقی می افتاد؟” معمولاً به وضوح تصمیم حذف چیزی کمک می کند. پس از اتمام، به هر کس دیگری که در آن کار دست دارد اطلاع می دهم.
حتی زمانی که انگیزه کم است شروع کنید. پروژه‌های بزرگ، کارهایی که هیجان‌انگیز به نظر نمی‌رسند، و پروژه‌های با اولویت پایین که به تعویق افتاده‌اند، می‌توانند به عنوان استانداردهایی در فهرست کارها قرار بگیرند. من دوست دارم با اختصاص ده دقیقه به این پروژه ها نزدیک شوم. گاهی اوقات این تکانه کوچک باعث می شود بقیه در جای خود قرار گیرند.
6. احساس غرق شدن را می شناسم و بر اساس آن عمل می کنم.
من می‌خواهم با صرف زمان برای بررسی‌های دوره‌ای سلامت روان، خودم را در اولویت قرار دهم. آیا تغذیه، آبرسانی و استراحت دارم؟ آیا یک استراحت 5 دقیقه ای کمکی می کند؟ فشار دادن سرسختانه به مغزی که نمی خواهد به درستی کار کند بسیار وسوسه انگیز است، اما در نهایت بی ثمر است.
به عنوان انسان، اگر احساس کندتر از حد معمول، تمرکز کمتر، یا کمبود انگیزه داریم، مهم است که به این نشانه‌ها تکیه کنیم.
برخی از راه هایی که برای کاهش کشش یاد گرفته ام عبارتند از:
- برخی از کارها را به فردا یا زمانی دیگر موکول کنید،
- کمک بخواهید، یا
- فقط برای 10-30 دقیقه خوب فاصله بگیرید.
زمانی که به آن لحظه رسیدگی شود، دوست دارم در مورد آنچه اتفاق افتاده است فکر کنم. وقتی حسی به آن داشته باشم، می‌توانم برنامه‌ای برای جلوگیری از آن در دفعه بعد ایجاد کنم.
سپاسگزارم که این فرصت جدید به اندازه کافی اختلال ایجاد کرد تا ذهنیتم را به طور مثبت تغییر دهم. این من را در سفری قرار داد تا سازمان یافته تر و سازنده تر شوم. موارد بالا شش موردی است که تا کنون به من کمک کرده است، اما من هنوز چیزهای زیادی برای انجام دادن دارم و دوست دارم از شما یاد بگیرم. صحبت از اینکه…
به شما! چه نکات و ترفندهایی را انتخاب کرده اید که تفاوت زیادی ایجاد کرده است؟ من هم دوست دارم داستان های پشت سر آنها را بشنوم! از طریق کانال های اجتماعی فهرست شده در صفحه شروع من با من تماس بگیرید.